Arkiver

5. december 2021

Hestebedgaard

“Museum og kulturlade”

Privatlivspolitik GPDR

(Revision 3 – 19. juli 2021)

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
’Den Selvejende Institution Hestebedgård’ er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte vores GDPR-kontaktperson – se under kontakt på www.hestebedgaard.dk!

Behandling af personoplysninger
Vi behandler for nedenstående kategorier følgende oplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, mailadresse

2. Oplysninger om frivillige:

  • Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser
  • Andre oplysninger om tillidsposter og øvrige hverv i relation til Hestebedgård

3. For brugere (lånere, lejere mv) registrerer vi flg. Oplysninger:

  • Indgåede aftaler, navn, adresse, e-mail, tlfnr samt evt. faktureringsoplysninger.

4. Kontaktoplysninger til ’modtagere af nyhedsbreve’* om aktiviteter og museets drift mv.:

  • Navn, mailadresse, telefonnummer

*) ’Modtagere af nyhedsbreve’ er ikke nødvendigvis støttemedlemmer. Vi udsender kun nyhedsbreve og lignende i begrænset omfang; f.eks. sæsonprogrammer og advis forud for arrangementer.

For alle kategorier registrerer vi kun oplysninger, som du selv har afgivet.

Formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

  • At vi har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
  • At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
  • At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om støttemedlemmer er:

  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbreve og dagsordener
  • At vi kan drive aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem

Formålene med at behandle oplysninger om frivillige er:

  • At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver på Hestebedgård
  • At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
  • At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
  • At administrere din relation til Hestebedgård

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af berettigede og legitime interesser som er:

  • At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på årsmøder/medlemsmøder) i henhold til Hestebedgårds vedtægter
  • At du kan opfylde dine forpligtelser som støttemedlem, herunder betale kontingent mv.
  • At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement på Hestebedgård 
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 15 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem, frivillig, bruger eller modtager af nyhedsbreve/arrangementinformation mv:

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt.

Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig, et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophører.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. 

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre Hestebedgårds privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.